Fazer uma boa gestão da oficina mecânica exige que os empreendedores estejam sempre atentos às possibilidades de otimizar os processos para melhorar a administração e oferecer um atendimento cada vez melhor aos clientes. E uma maneira simples e eficiente de fazer isso é utilizar algo que está na palma da sua mão boa parte do dia: o celular.
Se você é como a maioria dos brasileiros, que passa, em média, 200 minutos por dia nos aplicativos para smartphones, já deve ter notado os benefícios dessas ferramentas para o dia a dia. Mas além de facilitar a vida pessoal, os apps também têm um grande potencial para ajudar na gestão da oficina mecânica. Quer algumas dicas? Continue a leitura e veja cinco opções que podem fazer a diferença!
1 – Trello: organização para o dia a dia
O Trello é uma ferramenta bem conhecida e muito utilizada tanto para a organização pessoal quanto para o controle das atividades do trabalho. Com ele, você pode gerenciar as suas tarefas individuais e compartilhar projetos com toda a equipe, para que cada um acompanhe e atualize o andamento dos processos conforme o desenvolvimento das suas atribuições.
Além de estar disponível para desktop, o app pode ser usado em smartphones com os sistemas iOS e Android, o que facilita a gestão da oficina mecânica, já que é possível consultar os projetos de forma simples e rápida, com apenas alguns cliques. Imagine, por exemplo, que a sua empresa está fazendo um reparo que exige várias etapas para que o serviço fique completo.
Com o Trello, você pode montar um projeto para o reparo, atribuir tarefas a cada colaborador e fazer o controle eficiente de tudo que ainda está por fazer, do que está em andamento e daquilo que já foi concluído pela equipe. Também é possível adicionar anexos, como imagens do reparo, e comentários em cada projeto iniciado.
2 – Google Meu Negócio: conquiste visibilidade na internet
Fazer a gestão da oficina mecânica não diz respeito apenas a cuidar da papelada e garantir que todos os serviços sejam bem feitos. Também é importante trabalhar para que a empresa se torne visível na região, a fim de atrair cada vez mais clientes e, posteriormente, torná-los embaixadores da sua oficina. Nesse sentido, o Google Meu Negócio pode ajudar você no começo dessa empreitada!
Como o nome sugere, trata-se de uma iniciativa do Google e está disponível para desktop e aplicativo para smartphones. Com essa ferramenta, além de cadastrar a sua oficina no Google Maps, o que torna o seu negócio visível para pessoas que visualizam a região ou buscam pelos seus serviços, você tem outros benefícios que ajudam a divulgar a sua oficina.
Por exemplo, se você não tem um site, pode criar uma página simples com domínio personalizado e colocar fotos e textos, bem como criar posts e compartilhar novidades com os visitantes. Além disso, é possível acompanhar os resultados para analisar a origem dos usuários que acessam seu site, entre outros diversos dados sobre os acessos, que podem gerar ainda mais ideias para o seu negócio!
3 – ZeroPaper: praticidade no controle das finanças
É difícil falar de gestão sem pensar em finanças, não é? O controle financeiro é um fator primordial para a administração de qualquer empresa e, é claro, isso também vale para as oficinas mecânicas. Por isso, ter um aplicativo que auxilie nessa questão pode ser uma mão na roda. E é justamente essa a proposta do ZeroPaper, disponível para smartphones, tablets e desktop.
Essa ferramenta permite que você gerencie várias contas bancárias ao mesmo tempo, registrando as movimentações de forma simples e segura. Você pode cadastrar receitas e despesas com valores, identificação e datas de lançamento, o que garante o acompanhamento do fluxo de caixa de forma constante, sem surpresas no fim do mês.
Também é possível emitir relatórios periódicos, com indicadores sobre fornecedores que geram mais despesas, clientes que trazem mais receita, entre outros aspectos. Além disso, o aplicativo tem uma agenda para que você administre os pagamentos com assertividade, sem esquecer de nada. Outra opção é acionar os alertas em SMS para ser notificado sobre recebimentos e vencimentos.
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4 – Dropbox: armazenamento em um só lugar
Na gestão da oficina mecânica, outra preocupação dos empreendedores deve ser o armazenamento de documentos. Esse processo é importante para a contabilidade, para o controle de compras, de vendas e do estoque, para a garantia de peças, entre vários outros fatores. No entanto, guardar tudo isso em pastas, armários e arquivos pode deixar tudo confuso e ocupar muito espaço, certo?
Por isso, já existem aplicativos que permitem armazenar os documentos na nuvem. Um exemplo é o Dropbox, disponível para desktop e smartphones. Com ele, você pode salvar arquivos pelo celular ou pelo computador e visualizá-los por meio de qualquer dispositivo. Também é possível compartilhar os documentos com outras pessoas, mesmo que elas não tenham conta na ferramenta.
Outra facilidade é a digitalização, um ótimo recurso para guardar notas fiscais, orçamentos, cupons, comprovantes de pagamento e outros registros importantes para a contabilidade. Somado a isso, outras pessoas com acesso podem fazer comentários e alterações nos arquivos compartilhados e você recebe notificações sempre que isso ocorrer.
5 – WhatsApp: agilidade no contato com o cliente
Nós até já falamos sobre ele aqui no blog, mas não custa ressaltar mais uma vez: o WhatsApp é uma ferramenta essencial para a comunicação com os clientes. O motivo é muito simples. Se grande parte das pessoas passa o dia conectada aos seus smartphones, principalmente em aplicativos como esse, muitas delas também preferem que a comunicação com as empresas seja feita dessa forma.
Afinal, trata-se de uma maneira simples e rápida de se comunicar, evitando a espera por e-mails e o contato por telefone e chats próprios, canais que já não são tão queridos pelos consumidores. Com o WhatsApp, os clientes podem tirar dúvidas de maneira mais fácil e você pode enviar imagens, áudios e documentos que simplifiquem o atendimento.
Porém, é sempre importante destacar que disponibilizar um número de WhatsApp para o seu público não é o bastante. O forte desse aplicativo são as respostas instantâneas e, por isso, você precisa ter atenção para que nenhuma mensagem fique sem retorno por muito tempo. Se houver alguém na equipe para gerenciar o atendimento pelo aplicativo, melhor ainda!
Aproveite as dicas e otimize a gestão da oficina mecânica!
E então, o que você achou dessas dicas para aperfeiçoar a gestão da oficina mecânica? Como vimos, é possível ganhar ainda mais eficiência na organização, na comunicação e no controle das finanças com aplicativos intuitivos e fáceis de usar. Coloque-os na sua rotina e depois conte pra gente o que achou dessas ferramentas!
Ah, e se você utiliza algum outro aplicativo para a gestão da sua oficina, deixe um comentário aqui embaixo. Outros empreendedores vão gostar das suas recomendações!
