Não é segredo nenhum que o caminho para garantir o sucesso da oficina passa por várias curvas fechadas e trechos complicados, não é verdade? Trocadilhos à parte, é assim com qualquer modelo de negócio e não existem atalhos. O que deve existir, sim, é muito planejamento e um acompanhamento rigoroso dos processos para garantir que a empresa tenha tudo o que precisa para conquistar bons resultados. E um importante passo para isso é controlar corretamente a reposição de estoque da oficina.
Afinal, ficar repentinamente sem uma peça de alta demanda pode gerar um grande prejuízo, seja forçando a interrupção dos trabalhos, seja exigindo uma compra emergencial com prazo apertado — geralmente, os preços aumentam em situações assim. Ao mesmo tempo, ter peças demais no estoque também é um problema, visto que isso acaba resultando em gastos desnecessários com armazenamento.
É evidente que a situação dos sonhos para qualquer mecânica é aquele estoque totalmente equilibrado, em que as peças nunca faltam ou sobram. E a boa notícia aqui é que colocar este conceito de estoque ideal em prática pode ser mais fácil do que parece. Vamos ver como fazer?
Como fazer a reposição de estoque na oficina
A reposição de estoque na oficina deve ser feita com planejamento, organização e acompanhamento. Contudo, é preciso estudar com cuidado cada uma das etapas envolvidas, entendendo não apenas como fazê-las, mas o motivo de serem indispensáveis para manter um estoque balanceado.
Partindo do planejamento, vale lembrar que é com ele que a sua empresa vai poder programar as horas certas de fazer os pedidos, renovar o depósito, comprar aquela peça importada e, só então, começar a busca pelo tão desejado equilíbrio na reposição do estoque.
Isso porque cabe ao dono da oficina analisar e colocar na ponta do lápis fatores como sazonalidade, disponibilidade de fornecedores, entrada de novos concorrentes no mercado e as ofertas daqueles que já existem e, claro, a realidade econômica do cliente em épocas específicas do ano.
Para facilitar, vamos ver um passo a passo de como manter o estoque em dia:
1º passo: Faça o planejamento da sazonalidade
Uma oficina mecânica tem seus períodos de pico. Um deles, sem dúvidas, é o das férias de fim de ano, em que a procura por serviços automotivos aumenta muito por conta das viagens. Então, sabendo disso, você consegue se antecipar à demanda e deixar o estoque abastecido para dar conta de todos os clientes. Mais do que isso, pode economizar ao conseguir fazer boas negociações com fornecedores.
E este é só um exemplo. O importante é identificar as épocas do ano em que a procura pela sua oficina aumenta ou diminui e, assim, deixar o estoque sempre em dia: nem cheio demais, nem com itens faltando.
2º passo: Invista no relacionamento com o fornecedor
Se a relação do dono da oficina com seu principal fornecedor não é das melhores, quando precisar renegociar prazos, quantidades e valores, com certeza a flexibilidade e a margem para negociação não será boa, você concorda?
Agora, se a relação com o fornecedor é próxima, com certeza fica mais fácil adiantar um número maior de pedidos antes daquele movimento intenso de fim de ano e negociar o pagamento só para depois do Carnaval, certo? Este é só um exemplo, mas o que queremos mostrar com ele é que estreitar os laços, investindo em relacionamentos mais duradouros com os fornecedores da sua oficina, é um ótimo caminho para facilitar as negociações e deixar o estoque organizado.
3º passo: Registre tudo
Outro ponto extremamente importante para uma gestão de estoque eficiente é fazer um inventário detalhado de todos os produtos da oficina e mantê-lo sempre atualizado. Para isso, é necessário saber o que se tem e a quantidade de cada item e registrar tudo.
Para facilitar a vida do dono da oficina, vale lembrar que já existem programas que fazem todo esse controle de estoque de forma automatizada, economizando tempo e registrando as informações com bastante rigor.
Porém, independentemente de o controle ser feito com o suporte de um sistema, em uma tabela no Excel no computador ou em um caderno simples, o importante é que aconteça, de fato, um acompanhamento eficiente e constante. Dessa forma, é possível manter o fluxo de estoque em dia com as entradas e saídas e as datas de cada uma delas.
Esse é o tipo de procedimento que ajuda a prevenir erros e ainda pode dar início a uma verdadeira política de gestão de estoque, contribuindo muito para o crescimento e amadurecimento da oficina. Afinal, você vai ter mais facilidade na hora de garantir o equilíbrio da reposição de estoque e, de quebra, garantir clientes sempre bem atendidos e muito mais satisfeitos.
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